Tutorial de acesso: o básico explicado

Deseja criar um banco de dados com o Access pela primeira vez? Neste tutorial, explicamos os princípios e termos mais importantes da Versão do Access 2010.

Estrutura de um banco de dados do Access

Além das tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos são usados no Access.

Todos os dados são organizados inicialmente em tabelas. Uma tabela pode conter endereços ou informações sobre artigos, por exemplo. Os dados são mantidos em colunas e linhas.
As linhas são chamadas registros e as colunas são chamadas campos.
Com as consultas, você pode filtrar, combinar ou calcular os dados contidos nas tabelas. Para esse fim, várias tabelas são conectadas umas às outras por meio de relacionamentos, se necessário.
Os dados são inseridos pelo respectivo usuário em formulários. Os dados também podem ser visualizados em formulários. Você pode obter resultados da consulta em formulários.
Os relatórios são semelhantes aos formulários e são usados para impressão.
Macros são usadas para automatizar processos de trabalho. Várias ações, como comandos de menu, podem ser executadas automaticamente uma após a outra.
Nos módulos, você pode salvar funções e procedimentos que você mesmo programou usando o VBA.

Projetar um banco de dados do Access

Um banco de dados começa na sua cabeça. É importante definir a estrutura antecipadamente.

Pense em quais dados (por exemplo, artigos, pedidos, informações do cliente) devem conter seu banco de dados.
Divida as várias datas em tópicos. Cada tópico é posteriormente registrado em uma tabela separada.
Determine quais informações precisam ser armazenadas em cada tabela. Em uma tabela com artigos, por exemplo, você precisa do nome do artigo, número do artigo e preço como títulos das colunas.
Para evitar registros de dados duplicados, defina a chamada chave primária. Isso garante que dados redundantes nem possam surgir. Para artigos, o número do artigo seria a chave primária.
Defina os relacionamentos entre as tabelas individuais. Para criar consultas de tabelas diferentes posteriormente, as tabelas devem estar vinculadas. Ao fazer o pedido, por exemplo, os números de artigo também são registrados. Portanto, o relacionamento entre a tabela Item e a tabela Pedidos seria o campo Número do item.

Exibições em um banco de dados do Access

Você sempre tem pelo menos dois tipos de exibição diferentes para cada objeto.

No modo Design, você especifica quais campos usar e define opções. Você projeta a exibição em formulários e relatórios.
A visualização da folha de dados mostra o conteúdo das tabelas e os resultados das consultas.
Para formulários e relatórios, os dados são exibidos na exibição de formulário ou relatório.

Crie o primeiro banco de dados simples do Access

O início de cada banco de dados é a tabela.

No menu Build, navegue até o botão Design da tabela.
Digite o nome dos campos na coluna "Nome do campo", nomeie os campos, por exemplo, nome do artigo, número do artigo etc.
Então você define o tipo de dados. No caso de um nome de artigo, o campo de texto é uma boa escolha. O Access fornece uma seleção aqui.
Se você alternar para a visualização da folha de dados, poderá inserir dados de teste.
Se você criou várias tabelas, agora defina os relacionamentos entre as tabelas. Para fazer isso, selecione o botão "Relacionamentos" na guia "Ferramentas de banco de dados".
Com o mouse, você pode desenhar uma linha entre os campos.
Para exibir dados filtrados em um formulário ou relatório, selecione o comando "Design de Consulta" na guia "Criar". Adicione uma ou mais tabelas das quais deseja usar os campos clicando em.
Selecione os campos que você deseja usar nas tabelas. Arraste um campo da lista para uma coluna vazia ou clique duas vezes em uma entrada na lista.
Se você usar várias tabelas, verifique se definiu os relacionamentos corretamente.
Salve a mesa.
Para criar um formulário, vá para a guia "Criar" e selecione "Design do formulário".
Em seguida, clique em "Adicionar campos existentes" no grupo "Ferramentas". Agora selecione os campos das tabelas ou a consulta que você acabou de criar e coloque-os no rascunho.
Você criou seu primeiro banco de dados simples no Access.

Na próxima dica prática, você lerá como executar uma consulta de crosstab no Access.