Crie uma carta de formulário com o Excel e o Word
Você também pode criar uma fonte de dados para uma mala direta do Word a partir de uma planilha do Excel. Crie um arquivo do Excel como de costume e preencha-o com dados. Explicamos as etapas adicionais nesta dica prática usando um exemplo.
Mala direta do Word com o Excel como fonte de dados
Por exemplo, primeiro crie um arquivo do Excel de acordo com o gráfico. Inicie o Word e siga as instruções abaixo.
- Vá para a guia "EXPEDIÇÕES" no Word.
- Clique em "Selecionar destinatário" e, em seguida, em "Usar lista existente".
- Na próxima janela de diálogo, selecione o arquivo do Excel que você acabou de criar e confirme clicando em "Abrir".
- Na próxima janela, você deve selecionar a tabela no arquivo do Excel em que os dados estão disponíveis. Nesse caso, isso seria Tabela 1. Marque "Primeira série de dados contém títulos de coluna" e clique em "OK".
Inserir campos de mala direta
Desde que você confirmou a caixa de diálogo anterior com "OK", você está usando o Excel como fonte de dados. Para demonstrar isso, adicione campos de mala direta à mala direta da seguinte maneira.
- Volte para a guia "ENVIO" e clique em "Inserir campo de mesclagem". As entradas na lista suspensa correspondem aos títulos da coluna no seu arquivo do Excel.
- Monte um pequeno bloco de endereços inserindo primeiro o campo "Mala direta", depois "Sobrenome" e "Endereço" abaixo.
- Agora clique novamente na aba "SHOWINGS" em "Preview results".
O Word agora mostra a primeira entrada no arquivo do Excel. Para a segunda pessoa, clique na seta azul apontando para a direita à direita do botão "Visualizar resultados". Com essas setas, você pode percorrer todos os destinatários que o Word leu no arquivo do Excel. Isso tem a vantagem de você ter a letra e o layout de forma clara e uniforme em uma página do Word. Isso significa que quaisquer alterações são aplicadas imediatamente a todos os destinatários. Se novos destinatários forem adicionados, você poderá simplesmente adicioná-los ao arquivo do Excel e eles já estarão disponíveis em sua carta de formulário.
Essas instruções se aplicam ao Outlook 2010/2013. Você pode encontrar dicas sobre formatação condicional no Excel aqui.