Outlook: Criar lista de endereçamento a partir da planilha do Excel - como funciona
Nesta dica prática, mostraremos como criar uma lista de endereçamento a partir de uma tabela de endereços do Excel no Outlook.
Etapa 1: Ajustar a lista de endereços do Excel para a lista de distribuição do Outlook Mail
Antes de importar sua lista de contatos para o Outlook, você deve prepará-la primeiro. Caso contrário, o Outlook não poderá lidar com sua planilha. O exemplo a seguir é baseado no Office 2007, as diferenças em relação ao Office 2010 são mencionadas no texto. Explicaremos as etapas individuais novamente na galeria de imagens abaixo.
- Selecione todas as linhas e colunas que você deseja inserir.
- Na faixa de opções em "Fórmulas", você encontrará o item "Definir nomes".
- Aqui você pode nomear seus registros de dados marcados (veja a figura). Por exemplo, escolha um nome como "Contatos" e clique em OK.
- Salve sua lista como um arquivo "xls" ou como um CSV. O Outlook pode não "entender" o formato xlsx mais recente.
- Sua lista de endereços agora está pronta para ser importada para o Microsoft Outlook. Agora feche o Excel.
Etapa 2: integrar a tabela do Excel no Outlook
Agora você pode importar seus detalhes de contato para o Outlook da seguinte maneira:
- Outlook 2007: Abra a guia "Iniciar" e clique em "Importar / Exportar ...". No Outlook 2010, você pode acessar a caixa de diálogo "Importar" em "Arquivo | Abrir".
- O "Assistente de Importação / Exportação" é aberto. Na lista, selecione "Importar de outros programas ou arquivos" e clique em "Avançar".
- Na janela a seguir, selecione "Microsoft Excel". Clicar em "Avançar" confirma sua entrada.
- Vá para "Procurar ..." e selecione a lista do Excel salva anteriormente. Se você deseja evitar a duplicação da lista que está sendo criada, verifique também a opção "Não importar duplicatas".
- Selecione "Contatos" como a pasta de destino.
- Marque a linha "Importar contatos para a pasta: Contatos". Se você atribuiu um nome diferente na primeira etapa, isso será exibido em vez de "Contatos". Depois clique em "Mapa (personalizado) dos campos".
- No lado esquerdo, agora você pode ver seus valores da tabela. Agora atribua-os aos campos no lado direito usando arrastar e soltar. Um exemplo: você atribui o nome "Tony Stark" ao campo "Nome". O endereço de email associado está na seção "Email". Obviamente, você também pode atribuir outros valores, como endereço, número de telefone, fax etc.
- Confirme sua entrada com Ok e clique em "Concluir".
- Agora você importou sua lista de endereços do Excel para o Outlook.
Etapa 3: criar lista de endereçamento
Agora tudo o que você precisa fazer é criar uma lista de distribuição. Nas versões mais recentes do Outlook, essa lista é chamada "grupo de contatos".
- Em "Arquivo", navegue até "Novo" e selecione "Lista de distribuição" (Outlook 2007). No Outlook 2010, você cria uma lista de distribuição através da entrada "Contatos" (canto inferior esquerdo) e, em seguida, na barra de menus "Novo grupo de contatos".
- Clique em "Selecionar membros" e selecione "Contatos" à direita da grade do Catálogo de endereços.
- Agora você pode adicionar qualquer número de contatos importados à lista. Confirme sua escolha com Ok.
- Agora você pode nomear a lista de distribuição. Confirme sua entrada com "Salvar e fechar".
Nota: Esta dica prática foi realizada com o Excel 2007 e o Outlook 2007. Dependendo da versão, as etapas individuais podem diferir ligeiramente das instruções.
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